Odwieczny dylemat początku współpracy. Czy to na pewno dobry wybór? Czy nasze procedury są odpowiednie? Czy nowy dostawca się sprawdzi?
Tu nie ma dużego marginesu na intuicję lub wyczucie. Wdrażanie nowego dostawcy to proces czysto empiryczny, oparty na faktach, badaniach, wynikach i analizie. Metodyczne podejście daje możliwość na ograniczenie ryzyka biznesowego w przypadku rozpoczęcia współpracy. I to właśnie o to chodzi w szeroko pojętym „zarządzaniu dostawcami”.
W swojej karierze wdrażałem kilkudziesięciu dostawców, poznałem procesy wielu firm, głównie producentów opakowań, w znaczącej większości świetnie zorganizowanych oraz przygotowanych do współpracy, mających pełnię dokumentacji oraz system zarządzania jakością. Jak się jednak okazuje to nie jest wszystko, należy sprawić aby na linii dostawca – odbiorca była pełnia zrozumienia. Dostawca musi mieć jasność w zakresie specyfikacji, wymagań jakościowych, pakowania i logistyki jak również realizacji zamówień, dostaw, reklamacji czy ewentualnych kosztów.
Wskazuję to na podstawie mojego własnego doświadczenia, gdy zakwestionowałem jakość ponad miliona opakowań(!) które musiały zostać odesłane… Potężne koszty dla dostawcy, koszt niewykonania produkcji i przestoju w mojej (ówcześnie) firmie, bardzo nerwowa atmosfera i ciąg spotkań w których coraz wyższy poziom w organizacji dostawcy próbował kwestionować specyfikację. Gdyby wyjaśnienie „niuansów wymagań” nastąpiło na początku współpracy, nie byłoby takiego napięcia…
Wprowadzając nowego dostawcę należy zadbać o dobrą dokumentacje własną, zrozumiałą i łatwą do wyjaśnienia partnerowi biznesowemu. Należy zapoznać się z systemem jakości producenta opakowań, przeprowadzić audit, poznać proces produkcyjny oraz zakres wykonywanych badań (online i w laboratorium), ustalić proces reklamacyjny, poznać słabe i mocne strony wszystkich procesów. Nawet dla niektórych osób tak prozaiczna sprawa jak przeglądy maszyn ma znaczący wpływ… Kto je wykonuje, jaka częstotliwość, czy zapewnia ciągłość pracy linii.
Setki elementów tworzą jedną całość i dają większą gwarancję że mamy odpowiedniego partnera w biznesie. Czy gwarancja jest 100%? – Nie. Ale na pewno ogranicza ryzyko. Szczególnie po jego dobrej analizie i odpowiednio zdefiniowanych akcjach naprawczych…
Osobiście poza „protokołem” wizyt u dostawców, lubię rozmawiać z operatorami linii produkcyjnych. Po kilku zdaniach wiem czy dana osoba zna się na swojej pracy, czy też jest maksymalnie zestresowana i modli się abym już przestał. Doświadczenie i fachowość – da się poznać i wyczuć.
I to też daję od siebie. Wystarczy porozmawiać, aby już wiedzieć…
Adam Kaźmierczak 